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El problema mayor en los sistemas para la administración de documentos estriba no en la implantación del sistema, sino en dar apoyo de forma continua al método o métodos de clasificación seleccionados. Para que el apoyo sea efectivo, hay que hacer partícipes del proceso de administrar los documentos tanto a los usuarios del sistema como a la gerencia.
Como norma general, la gerencia no ofrece apoyo efectivo a la administración de documentos por varias razones:
- Desconoce la importancia que tiene para la organización la información que se genera y la que se recibe;
- Percibe el programa como uno cuyo costo no da beneficio;
- Evita dar el control de la administración de documentos a un administrador;
- Desconoce la vulnerabilidad legal a la que están expuestas las organizaciones si la información se coloca fuera de lugar, se extravía o se destruye.
- Desconoce que existe un problema en la administración de los documentos de la empresa.
Para corregir la falta de apoyo gerencial debido a una o varias de estas razones, hay que planificar y desarrollar una estrategia que contraataque los síntomas expuestos.
- Eduque a la gerencia sobre qué es la administración de documentos y los beneficios que provee a la empresa un sistema efectivo.
- Aplique el concepto costo/beneficio a la administración de la información que se genera y se recibe. Generalmente la gerencia piensa que el beneficio económico es mínimo. Hágale ver que se economiza dinero mediante una mayor productividad, mejor uso del espacio y reducción en los gastos de equipo y materiales para el archivo de documentos.
- Venda la idea de que según la empresa tiene control sobre dos de sus recursos vitales--su dinero y su personal--la adminsitración de documentos es otro control que necesita para su tercer recurso vital, la información.
- Enseñe a protegerse contra futuras contingencias. Cuando las empresas son parte de un litigio (lo que hoy día es común), un programa consistente para la administración de documentos protege a la empresa contra acusaciones de destruir o extraviar récords con el propósito de "ocultar" información. De hecho, al administrador de documentos de la empresa se le puede requerir testificar sobre la política de la empresa y los procedimientos en relación con la administración de los documentos.
- Exponga que existe un problema en la administración de documentos de la empresa. El ejecutivo solicita un documento y, generalmente, desconoce que hay que remover cielo y tierra para conseguirlo. Esta búsqueda la hace el personal administrativo y el ejecutivo no se percata del problema existente.
- Lea artículos sobre la administración efectiva de documentos y comparta los mismos con la alta gerencia.
- No critique abiertamente el sistema actual; por el contrario, enfatice que el mismo respondió adecuadamente a las necesidades de la empresa en un momento, pero que por las circusntancias actuales hay que modificarlo.
- Recopile datos para identificar en blanco y negro los departamentos que generan la mayor cantidad de récords, cuáles experimentan un crecimiento mayor en el volumen de récords y cuáles confrontan problemas en la búsqueda de información. Por supuesto, al recopilar esta información asegúrese de que le explica al personal que el motivo del sondeo es definir los problemas existentes y buscar soluciones a los mismos. De esta forma las personas serán honestas en sus contestaciones.
Si no se consigue el apoyo necesario inmediatamente, no se desanime. Por el contrario, analice las objeciones que le presenten y modifique su propuesta. Por ejemplo, si la objeción es que alterar el sistema actual es muy costoso para la empresa, revise su propuesta para la implantación del mismo por fases.
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